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Zonas Comunes
Zonas Comunes
0. Introducción
0. Introducción
La gestión de zonas comunes permite crear, modificar y actualizar zonas comunes con sus horarios, restricciones, apertura automática de puertas, gestión de stock, recargas de abonos etc.
Con esta gestión se consigue que los propietarios se organicen de forma ágil y puedan disfrutar de sus instalaciones o áreas comunes.
Los administradores, a través de la web, pueden configurar las características de las zonas comunes, mientras que los usuarios acceden fácilmente mediante la app para realizar sus reservas.
Todos las actualizaciones, tanto de configuración como de reservas, se realizan en tiempo real.
1. Navegación y accesos a zonas comunes
1. Navegación y accesos a zonas comunes
1.1. Acceso a lista general de zonas comunes
1.1. Acceso a lista general de zonas comunes
El acceso al menú de zonas comunes de una comunidad, se realiza a través de un botón existente en la página detalle de la comunidad en cuestión.
Para que sea visible ese botón, la comunidad tiene que tener contratado un pack que incluya zonas comunes.
Ruta: Inicio / Comunidades / Detalle comunidad / Zonas comunes.
Cuando el administrador entre en el menú de zonas comunes accederá a una ventana nueva que tendrá una tabla donde se ven todas las zonas comunes de la comunidad.
A simple vista pueden verse los principales datos de las zonas comunes en cuestión.
1.2. Acceso a detalle zona común
1.2. Acceso a detalle zona común
Ruta: Inicio / Comunidades / Detalle comunidad / Zonas comunes / Detalle zona común
Pulsando, en la página principal de zonas comunes, sobre la línea correspondiente a una zona común, se accede a la pantalla detalle de esa zona común.
En esta pantalla aparecen datos más detallados de la zona común. Desde aquí pueden configurarse las características de esa zona común.
1.3. Acceso zonas comunes en app
1.3. Acceso zonas comunes en app
Cuando un usuario pulsa sobre el botón "Zonas comunes" del menú inicial, se abre una pantalla con las zonas comunes que existan en la comunidad.
Pulsando sobre una de ellas, los usuarios pueden reservar espacios, visualizar la disponibilidad en tiempo real y recibir notificaciones sobre sus reservas.
2. Gestión de zonas comunes
2. Gestión de zonas comunes
2.1. Gestión ventana principal zonas comunes
2.1. Gestión ventana principal zonas comunes
La pantalla principal de la zonas comunes ofrece una gestión visión general de las mismas.
Desde este menú pueden consultarse los datos, filtrarlos, descargarlos, añadir o eliminar zonas y acceder al historial de reservas de una zona en concreto.
2.1.1. Buscador de zonas comunes
2.1.1. Buscador de zonas comunes
Sobre la tabla de zonas comunes de la página principal, existe un buscador que permite filtrar zonas comunes por cualquiera de los datos de la misma.
2.1.2. Ordenar datos
2.1.2. Ordenar datos
Todos los datos de la tabla principal de zonas comunes pueden ordenarse de mayor a menor, o de menor a mayor, tanto si se trata de letras o números, pulsando sobre la cabecera del dato que se quiera ordenar.
2.1.3. Exportar datos
2.1.3. Exportar datos
La tabla de zonas comunes de la página principal, es exportable a pdf o csv a través de unos botones existentes sobre la misma.
Se puede exportar la tabla entera, o filtrando líneas previamente a través del buscador.
2.1.4. Añadir zona común
2.1.4. Añadir zona común
Cuando un administrador quiera dar de alta una zona común dispone en la página principal de zonas comunes, un botón "Añadir".
Una vez pulsado, aparece una pantalla donde se deben rellenar los siguientes datos:
Nombre, tipo de zona y descripción de la zona común.
Algunas características básicas para configurar la zona común (aforo, reservas permitidas...).
Guarda los cambios. La nueva zona común ya está dada de alta.
A continuación aparece la pantalla detalle de la zona común, desde aquí pueden configurarse el resto de características de la zona común.
El sistema guarda el nombre del registrador de la zona común.
La nueva zona común aparecerá en la relación de zonas de la pantalla principal de zonas comunes.
2.1.5. Historial de reservas
2.1.5. Historial de reservas
Accediendo al "Historial de Reservas" de una zona común en concreto, puede verse el historial completo de reservas de esa zona con el detalle de las mismas:
Puede consultarse la fecha de la reserva, el horario, el usuario, su dirección y el nº de personas que incluye la reserva.
El sistema recoge las reservas y las cancelaciones.
Pulsando el icono de la papelera que se encuentra a la derecha de la pantalla de Historial de Reservas, pueden cancelarse reservas. Solo pueden cancelarse reservas a futuro, no podrán cancelarse las reservas ya consumidas.
Esta página dispone de un buscador para filtrar reservas por cualquiera de sus datos. En este buscador se buscarán reservas obligatoriamente dentro del año que se indique en el buscador (no pueden verse las reservas de varios años juntas).
Las reservas pueden exportarse en pdf o csv.
También puede accederse al Historial de Reservas desde la ventana detalle de la zona común.
Reservar zona común desde la web
Pulsando "Reservar zona" desde la pantalla del Historial de Reservas, el administrador puede reservar zonas comunes en nombre de un usuario.
El administrador tiene que seleccionar el slot deseado y pulsar "Aceptar".
El sistema registra el nombre del usuario-administrador que registra la reserva en nombre de otro usuario.
Tanto el usuario como el administrador, reciben notificación en la app y correo electrónico informando de la reserva.
Cancelar zona común desde la web
Pulsando el icono de la papelera que se encuentra a la derecha de la pantalla de Historial de Reservas, pueden cancelarse reservas.
El administrador tiene que seleccionar el slot deseado y pulsar "Aceptar".
El sistema registra el nombre del usuario-administrador que cancela la reserva en nombre de otro usuario.
Tanto el usuario como el administrador, reciben notificación en la app y correo electrónico informando de la cancelación de la reserva.
Si la reserva llevaba aparejada algún pago, se realiza automáticamente el reembolso del stock o del importe según la política elegida.
Se actualiza la disposición de ese slot cancelado para todos los usuarios.
Las cancelaciones quedan registradas en la página principal del Historial de Reservas de esa zona común.
Todas estas operaciones se hacen en tiempo real.
Bloquear zona común
Pulsando "Bloquear zona" desde la pantalla del Historial de Reservas, el administrador puede bloquear zonas comunes para que no se puedan realizar reservas.
El sistema permite bloquear slots sueltos o días completos.
Los periodos bloqueados quedarán en color negro.
Los periodos bloqueados pueden desbloquearse.
Para que la acción sea válida, siempre hay que pulsar "Aceptar".
Si se bloquea un slot que estaba reservado, el sistema devolverá la reserva al usuario afectado y éste recibirá un correo y una notificación en la app informándole.
También puede accederse a Bloquear zona común desde la ventana detalle de la zona común.
2.1.6. Eliminar zona común
2.1.6. Eliminar zona común
Si se pulsa el icono "Eliminar" en la tabla de la página principal de zonas comunes, la zona común se borrará de manera definitiva, desaparecerá de la tabla y no podrá recuperase ningún dato. El sistema pedirá confirmación del borrado.
Es importante asegurarse realmente de querer eliminar todos los datos de una zona común antes de proceder con el borrado.
Al eliminar de la comunidad una zona común, si existe algún abono en el momento de la eliminación, el sistema devolverá la reserva al usuario.
2.2. Gestión ventana detalle zona común
2.2. Gestión ventana detalle zona común
Desde la ventana detalle de la zona común pueden configurarse todos los detalles para el funcionamiento de la misma.
2.2.1. Nombre, descripción y tipo de zona común
2.2.1. Nombre, descripción y tipo de zona común
En la parte superior de la ventana detalle de la zona común se encuentra el campo "Nombre zona". Es un campo de texto libre para rellenar el nombre con el que se quiera denominar la zona común.
También en la parte superior, existe el campo "Descripción". Es un campo de texto libre para detallar algún aspecto de la zona común.
También hay un campo "Tipo de zona" que es un desplegable con tipos de zona predefinidos. Cada uno de los tipos predefinidos lleva una imagen asociada, que es la que aparecerá tanto en la web como en la app junto al nombre de la zona común.
Debajo de la foto existe un drag & drop para poder poner una foto personalizada de la zona común, bien arrastrando la foto desde el escritorio o desde el disco del pc.
Siempre que se realice algún cambio, para que sea efectivo, hay que confirmarlo pulsando el botón "Guardar".
2.2.2. Aforo
2.2.2. Aforo
El aforo marca el número máximo de personas que pueden estar al mismo tiempo, en un periodo (slot), en una zona común.
Tanto en la app, como en la web al realizar una reserva, el sistema informa de las plazas que quedan libres y pueden reservarse en un slot.
Siempre que se realice algún cambio, para que sea efectivo, hay que confirmarlo pulsando el botón "Guardar".
2.2.3. Nº de personas permitidas por reserva
2.2.3. Nº de personas permitidas por reserva
En este desplegable se marca el número de personas para las que se puede reservar por reserva. El usuario, a la hora de reservar, elegirá una de las opciones que tendrá disponibles en la app.
El número de personas que se elijan para la reserva será descontado del aforo.
Se descontará una sola reserva aunque sea para varias personas.
Siempre que se realice algún cambio, para que sea efectivo, hay que confirmarlo pulsando el botón "Guardar".
2.2.4. Nº de reservas por día/persona
2.2.4. Nº de reservas por día/persona
Con esta opción puede marcarse el número de reservas que puede hacer un usuario en un día. Se refiere al nº de reservas, no de personas (con una reserva podrían asistir varias personas si así está indicado).
En la app, el usuario puede ver el nº de reservas que puede hacer al día (en amarillo) y las que le quedan disponibles para ese día (en verde).
Siempre que se realice algún cambio, para que sea efectivo, hay que confirmarlo pulsando el botón "Guardar".
2.2.5. Horizonte de fechas
2.2.5. Horizonte de fechas
En esta opción puede marcarse con cuantos días de antelación se pueden hacer las reservas para una zona común. Por ejemplo, si se marcan 5 días, podrá reservarse en el día de la fecha y cuatro días más.
En la app, el usuario tiene marcados en el calendario los días que tiene disponibles para reserva (en azul el día seleccionado para reserva y en verde el resto de días disponibles).
El administrador tendrá a su disposición en el horizonte de fechas, cinco días más que los usuarios normales.
Siempre que se realice algún cambio, para que sea efectivo, hay que confirmarlo pulsando el botón "Guardar".
2.2.6. Slots seguidos permitidos por reserva
2.2.6. Slots seguidos permitidos por reserva
Con esta opción puede marcarse el número de slots seguidos (periodos) que pueden hacerse en una sola reserva.
Normalmente siempre será uno, de forma que cada slot corresponda con una reserva diferente, pero en algunos casos puede interesar que la duración del slot sea variable.
En el ejemplo puede verse que un usuario con una sola reserva disponible, puede reservar dos slots seguidos en una sola reserva.
Siempre que se realice algún cambio, para que sea efectivo, hay que confirmarlo pulsando el botón "Guardar".
2.2.7. Hora apertura reservas
2.2.7. Hora apertura reservas
En esta opción puede definirse a partir de que hora del día en curso aparecerá otro día al final del horizonte para poder hacer reservas.
Normalmente se pondrá 24:00 h., de esta forma cuando acabe un día, aparecerá otro en el horizonte.
Si se pone cualquier otra hora, aparecerán disponibles los días indicados en el horizonte mas otro día (a partir de la hora marcada).
Siempre que se realice algún cambio, para que sea efectivo, hay que confirmarlo pulsando el botón "Guardar".
2.2.8. Nueva reserva si reserva activa
2.2.8. Nueva reserva si reserva activa
Existe la posibilidad de no permitir hacer una reserva cuando el usuario ya tiene otra reserva no consumida. El sistema sólo permitirá reservar cuando no se tenga ninguna otra reserva.
Para ello hay que marcar el check "No permitir reservar si Reserva Activa no consumida".
Siempre que se realice algún cambio, para que sea efectivo, hay que confirmarlo pulsando el botón "Guardar".
Por otra parte, si se quiere permitir reservar aunque se tengan reservas no consumidas hay un desplegable con cinco opciones de las que solo se puede elegir una.
Sin limitaciones:
Eligiendo "sin limitaciones" en el selector, se permite hacer reservas sin limitaciones aunque se tenga una reserva activa. El tener una reserva activa no influye para nada al hacer otras reservas.
Siempre que se realice algún cambio, para que sea efectivo, hay que confirmarlo pulsando el botón "Guardar".
Con el objeto de dar prioridad para reservar la zona común a aquellos usuarios que no tengan reservas activas sobre aquellos que sí las tengan, existen las siguientes opciones para restringir las reservas a éstos últimos.
Si reserva activa, reservar sólo a partir de la hora de aplicación, para el día siguiente:
Con esta opción, el sistema pide, en un desplegable adjunto, que se rellene la hora (del día actual) a partir de la cual se podrá reservar para el día siguiente.
Si se tiene una reserva activa, el sistema permitirá reservar para el mismo día y permitirá reservar slots para el día siguiente a partir de la hora de aplicación que se haya definido.
No podrán reservarse slots en el resto de días del horizonte de fechas.
Siempre que se realice algún cambio, para que sea efectivo, hay que confirmarlo pulsando el botón "Guardar".
Reservar sólo el mismo día de Reserva Activa hasta consumir las del día:
Con esta opción, si se tiene una reserva activa, el sistema permitirá reservar sólamente slots para el mismo día.
El único límite de reservas que se tendrá será el número de reservas que se tengan permitidas para un día.
No podrán reservarse slots en el resto de días del horizonte de fechas hasta que no se consuman las reservas activas.
Siempre que se realice algún cambio, para que sea efectivo, hay que confirmarlo pulsando el botón "Guardar".
Solo puedes reservar con un mínimo de horas de diferencia:
Con esta opción, el sistema pide, en un desplegable adjunto, que se rellenen las horas mínimas de diferencia a partir de las cuales se podrán reservar slots.
Si se tiene una reserva activa, el sistema no permitirá reservar slots hasta que no hayan trascurrido las horas que se hayan definido. Entre los slots reservados, siempre tiene que haber trascurrido el tiempo marcado entre slots.
Siempre que hayan pasado las horas necesarias, pueden reservarse en cualquier día del horizonte.
Siempre que se realice algún cambio, para que sea efectivo, hay que confirmarlo pulsando el botón "Guardar".
Liberar el siguiente slot después de unas horas:
Con esta opción el sistema pide, en un desplegable adjunto, que se rellenen las horas hasta la liberación del siguiente slot.
Si se tiene una reserva activa, el sistema no permitirá reservar slots hasta que no hayan trascurrido las horas que se hayan definido. Entre los slots reservados, siempre tiene que haber trascurrido el tiempo marcado entre slots.
Siempre que hayan pasado las horas necesarias, pueden reservarse en cualquier día del horizonte.
Siempre que se realice algún cambio, para que sea efectivo, hay que confirmarlo pulsando el botón "Guardar".
2.2.9. Identificación registrador de la zona de reserva
2.2.9. Identificación registrador de la zona de reserva
Debajo de la imagen identificativa de la zona común, el sistema identifica al usuario-administrador que registró la zona común.
2.2.10. Mostrar en app portal, piso, letra del que ha reservado
2.2.10. Mostrar en app portal, piso, letra del que ha reservado
Si se tiene marcado este check, cuando un usuario quiera reservar una zona común cuyo aforo sea uno y esté ocupada, el sistema mostrará en la app la dirección del usuario que tiene la reserva para ese periodo.
Cuando el aforo de la zona común sea mayor de 1, simplemente pondrá "ocupada".
Siempre que se realice algún cambio, para que sea efectivo, hay que confirmarlo pulsando el botón "Guardar".
2.2.11. Margen cancelación reserva
2.2.11. Margen cancelación reserva
Con esta opción, el sistema pide, en un desplegable adjunto, que se indique con cuantas horas de antelación se permitirá al usuario cancelar una reserva.
Siempre que se realice algún cambio, para que sea efectivo, hay que confirmarlo pulsando el botón "Guardar".
El administrador desde el Historial de Reservas de la web podrá cancelar las reservas en cualquier momento sin necesidad de respetar las horas de margen establecidas.
Si un usuario quiere cancelar una reserva con menos margen de tiempo del indicado el sistema le dará un mensaje indicándole que ya no se puede anular.
2.2.12. Control stocks reservas
2.2.12. Control stocks reservas
Con esta opción, el sistema pide, en un campo y un desplegable adjunto, que se indique el número de reservas que podrán hacer los usuarios en un periodo determinado. Si la opción seleccionada se solapa con el número de reservas por día/persona, se aplicará siempre la más restrictiva.
En la app, el usuario puede ver su stock de reservas en el apartado "Mis reservas disponibles".
En este apartado también pueden definirse los siguientes aspectos:
Permitir reservar en la hora actual sin tener stock:
En algunas ocasiones sucede que quedan reservas libres para la hora actual, en ese caso, para no desperdiciarlas, puede permitirse reservar para la hora actual a usuarios que hayan agotado sus reservas.
Marcando este check el sistema permitirá reservar slots libres para la hora actual aunque no se disponga de reservas.
Consumir del stock reservando en la hora actual:
Marcando este check el sistema descontará del stock de reservas, incluso las reservas que se hagan reservando en la hora actual.
No consumir stock el mismo día de la reserva:
Marcando este check el sistema no descontará del stock las reservas efectuadas el mismo día de la reserva.
También da opción de marcar a partir de que hora no se descontarán los stocks o marcar que no descuente stock reservando determinados días antes del día de la reserva.
Consumir stock aunque se cancele la reserva:
Marcando este check el sistema no reintegrará los stocks ni los abonos de una reserva cancelada.
Siempre que se realice algún cambio, para que sea efectivo, hay que confirmarlo pulsando el botón "Guardar".
2.2.13. Control abonos
2.2.13. Control abonos
Pulsando esta opción el sistema permite que en algunas comunidades, los vecinos puedan poner un precio al uso de alguna zona común.
Se establecen unos precios por abono (ej. 10 reservas....10 €).
En estos casos para poder reservar la zona hay que tener reservas disponibles en el abono.
Cada vez que se efectúa una reserva se descuenta del stock del usuario, si se cancela se suma al stock del usuario.
Cuando se agotan las reservas, el usuario puede volver a recargar el abono.
Tabla usuarios abono:
Pulsando sobre el botón "Tabla usuarios abono" se abre un diálogo para que el administrador dé de alta a los usuarios que deseen comprar abonos. Hay que rellenar los siguientes datos:
Nombre del usuario (desplegable).
DNI (se rellena automáticamente).
Código del abono (para identificar los diferentes paquetes).
Estado del abono (para poder bloquear la recarga de abonos).
Stock actual.
Observaciones.
Con el icono de la papelera pueden borrarse abonos.
Pulsando sobre cualquier campo puede modificarse todos los datos, son modificables incluido el stock actual. Siempre que se realice algún cambio, para que sea efectivo, hay que confirmarlo pulsando el botón "Guardar".
Tipos de pago:
Pulsando el check "Recarga de abono app" aparece el botón "Tipos de pago", pulsándolo se abre un diálogo para que el administrador dé de alta los paquetes que pueden comprar los usuarios. Pueden crearse todos los paquetes que sean necesarios. Hay que rellenar los siguientes datos:
Reservas por abono.
Precio del abono.
Con el icono de la papelera pueden borrarse los paquetes.
Siempre que se realice algún cambio, para que sea efectivo, hay que confirmarlo pulsando el botón "Guardar".
Recarga abonos:
Los usuarios que no tengan abono no podrán reservar la zona. En la app en el apartado "Mi abono" tendrán 0.
En algunas comunidades, se paga al administrador el importe convenido y es éste quien recarga el abono a mano desde la web.
En otras comunidades, al pulsar el botón "Recarga Abono" existente en la pantalla de reservas de la app, se abre una pasarela de pago y puede hacerse la recarga automáticamente.
Previamente el administrador tendrá que indicarnos la cuenta beneficiaria de los abonos.
Siempre que se realice algún cambio, para que sea efectivo, hay que confirmarlo pulsando el botón "Guardar".
Recarga abonos luz:
En algunas comunidades existen dos tipos de abono, el normal y el abono luz (a partir de determinada hora). Este último es un poco más caro, ya que es necesario tener la luz encendida para ciertas actividades a partir de ciertas horas.
El administrador tiene que dar de alta a los abonados en "Usuarios abono luz", definir los paquetes de precios en "Tipos de pago de luz" e indicar los horarios en los que será necesario reservar con abono de luz. En la app los slots que necesiten abono de luz para reservar vendrán marcados con una bombilla.
Siempre que se realice algún cambio, para que sea efectivo, hay que confirmarlo pulsando el botón "Guardar".
Los usuarios que no tengan abono de luz no podrán reservar la zona en los horarios indicados. En la app en el apartado "Mi abono luz" tendrán 0.
En algunas comunidades, se paga al administrador el importe convenido y es éste quien recarga el abono luz a mano desde la web.
En otras comunidades, al pulsar el botón "Recarga Abono" existente en la pantalla de reservas de la app, el sistema ofrece la posibilidad de recargar el abono normal o el abono de luz. Una vez seleccionado el abono que se quiere recargar, se abre una pasarela de pago y puede hacerse la recarga automáticamente.
2.2.14. Apertura automática de puertas
2.2.14. Apertura automática de puertas
Existe la posibilidad de instalar un sistema de apertura automática de puertas en las zonas comunes que se desee. Para contratar este servicio hay que ponerse en contacto con soportec365@cgcafe.org
La instalación de este sistema conlleva el pago de la instalación de un aparato y un pequeño pago mensual por el mantenimiento del servicio (2 €/mes aprox.)
La apertura automática requiere de la sencilla instalación de un aparato GSM, en el lugar de la propia apertura, que está configurado para recibir la orden y abrir las puertas de la zona común desde la app de los usuarios.
Si una zona común tiene marcado el check "Apertura automática de puerta", cuando se reserve un slot, se activará un botón en la app para poder acceder a la zona común.
Para su funcionamiento hay que definir con cuantos minutos de antelación a la hora de reserva queremos que se active el botón "Abrir puerta" en la app del usuario y cuantos minutos se mantendrá activo el botón "Abrir puerta" al terminar la reserva.
Siempre que se realice algún cambio, para que sea efectivo, hay que confirmarlo pulsando el botón "Guardar".
2.2.15. Gestión de horarios
2.2.15. Gestión de horarios
La gestión de horarios permite configurar las horas de apertura y cierre de una zona común, además de la duración de los slots de reserva.
En este apartado los administradores pueden añadir, modificar o eliminar los horarios de las zonas comunes.
A través de esta función pueden establecerse, si se desea, diferentes tamaños de slots en diferentes franjas horarias.
La app ofrecerá a los usuarios reservar solo dentro del horario y los tiempos establecidos en este apartado.
Siempre que se realice algún cambio, para que sea efectivo, hay que confirmarlo pulsando el botón "Guardar".
Establecer horarios para Sábados, Domingos y Festivos
Pulsando el check "Establecer horarios para fines de semana y festivos" la plataforma permite configurar horarios específicos e intervalos de tiempo (slots) para los fines de semana diferentes al resto de días.
Puede ponerse el horario especial en sábados, domingos y festivos; o solo en algunos de ellos, marcando, o no, los checks correspondientes.
Siempre que se realice algún cambio, para que sea efectivo, hay que confirmarlo pulsando el botón "Guardar".
El sistema permite marcar cuales son los días festivos que afectan a la zona común.
Al marcar el check "Festivos" aparece a la derecha el icono de una cruz, al pulsarlo se abre un calendario para marcar los días festivos que se desee. Los días seleccionados como festivos aparecen a la derecha del cuadro. Si quiere desmarcarse alguno puede hacerse en ese espacio.
Se marcan las fechas con día, mes y año, por lo que habrá que actualizarlo cada año.
Siempre que se realice algún cambio, para que sea efectivo, hay que confirmarlo pulsando el botón "Guardar".
2.2.16. Historial reservas
2.2.16. Historial reservas
Accediendo al "Historial de Reservas" de la zona común, puede verse el historial completo de reservas de esa zona con el detalle de las mismas:
Puede consultarse la fecha de la reserva, el horario, el usuario, su dirección y el nº de personas que incluye la reserva.
El sistema recoge las reservas y las cancelaciones.
Pulsando el icono de la papelera que se encuentra a la derecha de la pantalla de Historial de Reservas, pueden cancelarse reservas. Solo pueden cancelarse reservas a futuro, no podrán cancelarse reservas ya consumidas.
Esta página dispone de un buscador para filtrar reservas por cualquiera de sus datos. En este buscador se buscarán reservas obligatoriamente dentro del año que se indique en el buscador (no pueden verse las reservas de varios años juntas).
Las reservas pueden exportarse en pdf o csv.
Reservar zona común desde la web
Pulsando "Reservar zona" desde la pantalla del Historial de Reservas, el administrador puede reservar zonas comunes en nombre de un usuario.
El administrador tiene que seleccionar el slot deseado y pulsar "Aceptar".
El sistema registra el nombre del usuario-administrador que registra la reserva en nombre de otro usuario.
Tanto el usuario como el administrador, reciben notificación en la app y correo electrónico informando de la reserva.
También puede accederse al Historial de Reservas de cualquier zona de la comunidad desde la tabla de la página principal de zonas comunes.
Cancelar reservas de zona común desde la web
Pulsando el icono de la papelera que se encuentra a la derecha de la pantalla de Historial de Reservas, pueden cancelarse reservas.
Solo pueden cancelarse reservas a futuro, no podrán cancelarse reservas ya consumidas.
El administrador tiene que seleccionar la reserva deseada y pulsar "Aceptar".
Tanto el usuario como el administrador, reciben notificación en la app y correo electrónico informando de la cancelación de la reserva.
Si la reserva llevaba aparejada algún pago, se realiza automáticamente el reembolso del stock o del importe según la política elegida.
Se actualiza la disposición de ese slot cancelado para todos los usuarios.
Las cancelaciones quedan registradas en la página principal del Historial de Reservas de esa zona común.
Todas estas operaciones se hacen en tiempo real.
2.2.17. Bloquear zona común
2.2.17. Bloquear zona común
Pulsando "Bloquear zona" desde la pantalla detalle de una zona común, el administrador puede bloquear zonas comunes para que no se puedan realizar reservas.
El sistema permite bloquear slots sueltos o días completos.
Los periodos bloqueados quedarán en color negro.
Los periodos bloqueados pueden desbloquearse.
Para que la acción sea válida, siempre hay que pulsar "Aceptar".
Si se bloquea un slot que estaba reservado, el sistema devolverá la reserva al usuario afectado y éste recibirá un correo y una notificación en la app informándole.
También puede accederse a Bloquear desde el Historial de Reservas de una zona común.
2.2.18. Modificación de parámetros críticos
2.2.18. Modificación de parámetros críticos
Cada vez que se realizan cambios en las características de la configuración de una zona común, el sistema avisa de que cuando se acepten los cambios se borrarán todas las reservas de los usuarios que estén hechas a futuro y se devolverán los abonos si los hubiese.
Esto se produce porque al cambiar ciertos datos críticos cambian las características de las reservas a partir del cambio, por lo que las que estuviesen hechas con otros valores tienen que anularse.
Todos los cambios que se realicen son el tiempo real.
2.3. Derechos de reserva
2.3. Derechos de reserva
Si un usuario tiene varias propiedades en la comunidad, el sistema le sumará los derechos de reserva que tiene en cada vivienda (ej. si tuviera tres viviendas, tendría el triple de derechos de reserva que el resto).
En la gestión de usuarios vienen reflejados los derechos de reserva que el usuario tiene en cada vivienda y el total con la suma de los derechos de reserva que tiene.
Cuando una vivienda tiene inquilino, el propietario tiene 0 derechos de reserva y el inquilino 1 en esa vivienda (puede ser que el total de derechos sea otro si un usuario tiene varias viviendas).
En el caso de las empresas, será el representante legal quien tenga los derechos de reserva.
2.4. Reservar zona común desde app
2.4. Reservar zona común desde app
Los usuarios pueden reservar una zona común pulsando sobre un slot disponible, el sistema ofrece reservar para el número de personas que esté establecido. Al hacerlo, y pulsar "Aceptar" da mensaje de "Reserva realizada correctamente" y el usuario recibe un correo electrónico como resguardo de la reserva.
En la ventana de reservas del usuario que ha reservado, el estado del slot pasa a "Reservada".
Para el resto de usuarios, junto al botón de la reserva, aparece un número que indica el número de reservas que quedan disponibles para esa zona en esa hora.
El sistema permite cancelar reservas antes de su disfrute. Igualmente se recibe un email de cancelación, y la reserva vuelve a estar disponible.
2.5. Cancelar reserva de zona común desde app
2.5. Cancelar reserva de zona común desde app
El sistema permite a los usuarios cancelar reservas antes de su disfrute. Igualmente se recibe un email de cancelación, y la reserva vuelve a estar disponible.
2.6. Calidad de los datos
2.6. Calidad de los datos
En la tabla de la página principal de zonas comunes, en el campo "Estado" aparece un semáforo (rojo, amarillo o verde) indicando el estado de la zona común También existe un semáforo en la página detalle de la zona común.
Si está rojo o amarillo, y poniendo el cursor sobre el semáforo, sale un mensaje con el motivo o motivos por los que ese semáforo no sale verde. Así, puede verse fácilmente si los datos de esazona común son correctos, o no, para que el sistema funcione perfectamente.
2.7. Cambio de administrador
2.7. Cambio de administrador
Si un administrador da de baja la comunidad de la plataforma C365, los datos de las zonas comunes se conservarán como histórico para su posterior reutilización, en caso en que dicha comunidad sea dada de alta por otro administrador colegiado.
Las reservas activas en el momento en que un administrador cause baja en una comunidad quedarán bloqueadas.
En la aplicación, los usuarios verán una imagen congelada hasta la entrada del nuevo administrador en la comunidad.
Sin embargo, si el administrador borra las zonas comunes antes de dar de baja la aplicación, no se conservará en el histórico.
Hasta la llegada del nuevo administrador a la comunidad, los usuarios no podrán acceder a la app, ya que la comunidad no estará activada hasta que se habilite en el nuevo despacho.
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