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Centros de Trabajo
Centros de Trabajo
Registro Horario
Registro Horario
0. Introducción
0. Introducción
El objeto del presente documento es detallar los principales procesos en cuanto a la gestión de los centros de trabajo y los registros horarios de los empleados dentro de la plataforma C365.
Tanto los empleados del despacho del administrador, como los empleados de las comunidades, pueden fichar con geolocalización o leyendo un QR a través de la app C365. El administrador podrá crear los centros de trabajo y controlar los registros horarios de los empleados.
Pueden crearse Centros de trabajo tanto en el despacho del administrador, como en las comunidades que contraten el paquete Registro Horario.
El administrador puede crear centros de trabajo desde la web o desde la app del móvil.
1. Navegación y acceso a centros de trabajo
1. Navegación y acceso a centros de trabajo
Ruta: Inicio / Comunidades / Detalle comunidad / Centros de trabajo.
Cuando una comunidad tenga empleados y contrate el pack Registro horario, el acceso al menú Centros de trabajo puede realizarse a través de un botón existente en la ventana detalle de una comunidad.
Ruta: Inicio / Despacho / Centros de trabajo.
En el caso del despacho del administrador, el acceso al menú Centros de trabajo se realiza a través de un botón existente en la ventana principal de la gestión del despacho del administrador.
Una vez pulsado este botón, podrá verse una tabla con los datos básicos de los diferentes centros de trabajo.
1.1. Acceso a listado de centros de trabajo
1.1. Acceso a listado de centros de trabajo
Cuando el administrador entre en el menú Centros de Trabajo accederá a una ventana nueva que tendrá una tabla donde se encuentren todos los centros de trabajo que tenga en el despacho o la comunidad (Dependiendo de por donde acceda).
A simple vista pueden verse los datos de los centros de trabajo con sus coordenadas, la distancia permitida para fichar y los usuarios que pueden fichar en cada centro.
1.2. Acceso a detalle de centro de trabajo
1.2. Acceso a detalle de centro de trabajo
Ruta para centros de trabajo de una comunidad: Inicio / Comunidades / Detalle comunidad / Centros de trabajo / Detalle centro de trabajo.
Ruta para centros de trabajo de un despacho de administración: Inicio / Despacho / Centros de trabajo / Detalle centro de trabajo.
Pulsando, en la página principal de centros de trabajo, sobre la línea correspondiente a un centro de trabajo, se accede a la pantalla detalle de ese centro de trabajo.
En esta pantalla pueden modificarse las características que se han definido para ese centro de trabajo.
1.3. Acceso centros de trabajo desde la app
1.3. Acceso centros de trabajo desde la app
Ruta: Inicio / Fichar / Centros de trabajo.
En el caso de la app, el acceso al menú Centros de trabajo se realiza a través de un botón existente en la parte superior derecha de la ventana "Fichar".
Una vez pulsado este botón, se accede a la relación de centros de trabajo de ese despacho. Una vez elegida uno, podrá verse el detalle de ese centro de trabajo.
2. Gestión de centros de trabajo
2. Gestión de centros de trabajo
2.1. Gestión ventana principal de centros de trabajo
2.1. Gestión ventana principal de centros de trabajo
Cuando el administrador acceda por primera vez a “Centros de trabajo” aparecerá en la pantalla una tabla vacía con los siguientes datos: Nombre del centro, descripción, coordenadas (latitud/altitud), Distancia máxima al centro de trabajo desde la cual se registrará el fichaje y los usuarios que fichen en el despacho o en la comunidad correspondiente.
Podrán darse de alta tantos centros de trabajo como sean necesarios.
2.1.1. Creación de centros de trabajo desde la web
2.1.1. Creación de centros de trabajo desde la web
Para dar de alta un Centro de trabajo desde la web, el administrador pulsará el botón "Añadir Centro de Trabajo" existente sobre la tabla de la página principal de centros de trabajo y se abrirá una ventana detalle con todos los datos vacíos.
Rellenará en primer lugar el nombre del centro de trabajo y su descripción.
Seguidamente podrá rellenar las coordenadas de ese centro pulsando el punto exacto en el mapa de GoogleMaps que se encuentra bajo los datos del centro de trabajo.
También se pueden marcar los metros a la redonda desde donde los fichajes serán válidos. Se recomienda dejar un margen para aumentar la fiabilidad del sistema.
Además, existe un desplegable donde aparecen los usuarios que estén marcados para fichar en la gestión de usuarios de la comunidad o el despacho en cuestión. Se marcarán los usuarios para asociarlos al centro de trabajo correspondiente. Esta acción también podrá realizarse desde el detalle del usuario (o usuario-administrador), y todos los cambios que se produzcan aquí también se reflejarán en el módulo de usuarios (o usuarios-administradores) y viceversa.
Pulsa aquí para acceder al manual de usuarios
Pueden darse de alta tantos centros de trabajo como sean necesarios. Si existen varios centros de trabajo en una comunidad o en un despacho, el sistema mostrará todos los usuarios marcados para fichar y el administrador los asociará al centro o centros que le corresponda.
Una vez rellenos todos los datos se activará el botón "Añadir" en la parte inferior derecha. Pulsarlo para terminar el proceso de alta.
El administrador puede hacer la gestión de alta de un centro de trabajo desde la web o desde la app del móvil.
2.1.2. Creación de centros de trabajo desde la app
2.1.2. Creación de centros de trabajo desde la app
Los administradores también podrán crear Centros de Trabajo desde la app del móvil.
Para dar de alta un Centro de trabajo desde la app, el administrador entrará a cualquier comunidad en la app y pulsará el botón "Fichar" existente en la barra inferior del menú inicial de la app (desplazar a la derecha) y se abrirá una pantalla que muestra los registros horarios de la semana en curso. En la parte superior derecha de la pantalla existe el icono de un lapicero.
Al pulsarlo, aparecerá un desplegable de comunidades con un buscador. En la relación de comunidades se añadirá también el despacho o despachos de este administrador.
El administrador elegirá una comunidad (independientemente de cual sea la comunidad con la que haya entrado a la app) para crear en ella el centro de trabajo.
Aparecerá una pantalla con los centros de trabajo existentes en esa comunidad (por si quiere modificar algún dato) y un símbolo +.
Si pulsa se pulsa el símbolo + aparecerá una pantalla con los datos del centro de trabajo vacíos. Cuando se rellene el nombre, la descripción, "Traer coordenadas" (el sistema traerá automáticamente las coordenadas del lugar donde se encuentre el móvil en ese momento), los metros a la redonda desde donde los fichajes serán válidos, los usuarios que se quieran asociar a ese centro (en un desplegable con los usuarios que estén marcados para fichar en la gestión de usuarios de la comunidad en cuestión) y se pulse el botón “Guardar”, el centro se dará de alta en la comunidad seleccionada anteriormente.
En la pantalla de centros de trabajo, además del botón “Traer coordenadas”, habrá otro de “Google Maps” para poder marcar el punto exacto del puesto de trabajo y traer las coordenadas (si no se está físicamente en el centro de trabajo que se está creando).
2.1.3. Eliminar centros de trabajo
2.1.3. Eliminar centros de trabajo
Cuando un administrador quiera dar de baja un centro de trabajo, tendrá que pulsar en la tabla de página principal sobre el icono de una papelera en la columna "Eliminar" existente a la derecha de la tabla.
También puede eliminarse desde la página detalle, pulsando el botón "Eliminar".
El sistema le pedirá confirmación de la baja.
2.2. Gestión ventana detalle de centros de trabajo
2.2. Gestión ventana detalle de centros de trabajo
2.2.1. Modificación centros de trabajo
2.2.1. Modificación centros de trabajo
Para modificar cualquier dato del centro de trabajo, el administrador tiene que entrar al detalle del centro de trabajo, pulsando sobre la línea de la tabla de la página principal correspondiente a este centro de trabajo.
Accederá al detalle del centro de trabajo, donde podrá hacer las modificaciones correspondientes. Una vez hechos los cambios, se activa el botón "Guardar" en la parte inferior derecha de la pantalla.
2.2.2. Eliminar centros de trabajo
2.2.2. Eliminar centros de trabajo
Cuando un administrador quiera dar de baja un centro de trabajo, puede eliminarse desde la página detalle, pulsando "Eliminar".
También puede eliminarse desde la página principal de centros de trabajo, pulsando sobre el icono de la papelera que se encuentra a la derecha de la tabla.
El sistema le pedirá confirmación de la baja.
3. Fichaje desde app
3. Fichaje desde app
3.1. Fichaje de empleados desde app
3.1. Fichaje de empleados desde app
3.1.1. Fichaje por geolocalización
3.1.1. Fichaje por geolocalización
Una vez que se ha creado el puesto de trabajo, los usuarios asociados para fichar en ese centro, pueden hacerlo a través de la app del móvil.
Cuando entren a la app, en la barra inferior del menú inicial, a la derecha, se encuentra el botón "Fichar". Al pulsarlo aparece una pantalla con el resumen semanal de la semana en curso.
Existe un botón "centro" para fichar, que activa otro botón para "registrar" el fichaje. Dejando la hora del fichaje registrada.
Un usuario puede fichar a diario cuantas veces quiera. Cuando se ficha por primera vez en un día, el sistema registra la entrada, y la siguiente vez que se ficha, registra la salida. Si se produce otro fichaje, registra otra entrada y luego otra salida y así sucesivamente.
Si un día hay un fichaje con registro de entrada y no se produce registro de salida, éste quedará vacío. Al día siguiente el primer fichaje volverá a ser de entrada.
El usuario puede ver el histórico de sus fichajes de la semana en curso en la app.
Al ser un sistema de fichaje por geolocalización, sólo se registrarán los fichajes que el usuario haga dentro de los parámetros definidos para ese centro de trabajo, fuera de éstos parámetros no podrá fichar.
Un usuario puede estar asignado para fichar en varios centros de trabajo. El fichaje será efectivo en aquel centro que esté dentro de los parámetros en el momento del fichaje.
Para que el sistema funcione, es necesario que el usuario haya habilitado en su móvil los permisos a la app para su geolocalización.
3.1.2. Fichaje con lectura QR
3.1.2. Fichaje con lectura QR
Cuando se crea un centro de trabajo, el sistema genera un QR de ese puesto de centro de trabajo.
El administrador, desde la web (tanto en la página principal de centros de trabajo, como en el detalle), puede generarlo, descargarlo e imprimirlo. Una vez impreso, este QR puede colocarse en el centro de trabajo correspondiente.
El trabajador, cuando entre a la app, en la barra inferior del menú inicial, a la derecha, encontrará el botón "Fichar". Al pulsarlo aparece una pantalla con el resumen semanal de la semana en curso.
Existe un botón "QR" para fichar, que activa el lector de QR. Cuando lee el QR puesto en el centro de trabajo por el administrador, se activa otro botón para "registrar" el fichaje. Dejando la hora del fichaje registrada.
De esta forma, el administrador se asegura que el trabajador ficha en un lugar concreto.
Igualmente que fichando con geolocalización, un usuario puede fichar a diario cuantas veces quiera.
3.2. Fichaje de personal externo desde la app móvil
3.2. Fichaje de personal externo desde la app móvil
Puede darse el caso de que al administrador le interese controlar el horario de algunas personas externas que hagan servicios a la comunidad (limpieza, operarios....).
En ese caso el administrador puede dar de alta manualmente (en la gestión de usuarios) a esas personas en la comunidad sin indicar la vivienda, marcarlas para fichar y relacionarlas con el centro de trabajo. Tendrá que verificar su email manualmente, ponerles una contraseña y asignarles un rol con el que no tengan acceso a ninguna funcionalidad principal de la comunidad.
De esta forma, bajándose la app y con su correo electrónico y la contraseña facilitada por el administrador, estas personas podrían fichar.
4. Navegación y accesos al registro horario
4. Navegación y accesos al registro horario
4.1. Acceso a listado de fichajes
4.1. Acceso a listado de fichajes
Ruta para ver los fichajes de los empleados de una comunidad: Inicio / Comunidades / Detalle comunidad / Usuarios / Detalle usuario / Ver Registro Horario.
Ruta para ver los fichajes de los empleados de un despacho de administración: Inicio / Despacho / Detalle usuario administrador / Ver Registro Horario.
El acceso al menú Registros Horarios se realiza a través de un botón "Ver Registro Horario" existente en la página del detalle del usuario.
Cuando el administrador entre en el menú Registros Horarios accederá a una ventana nueva que tendrá una tabla donde se encuentren todos los fichajes de ese usuario.
5. Gestión Registros Horarios
5. Gestión Registros Horarios
Cada vez que un usuario ficha, queda registrado el registro horario en el sistema. Sólo a los usuarios que tengan marcado en la ventana detalle del usuario el check "Fichar" les aparecerá un botón "Ver Registro Horario" en la misma ventana.
Al pulsarlo aparecerá la tabla de Registros Horarios, de ese usuario, con los siguientes datos: Semana, fecha, registro horario de entrada, registro horario de salida y número de horas trabajadas y centro de trabajo.
5.1. Añadir registro
5.1. Añadir registro
Desde la ventana del Registro horario de un usuario y pulsando el botón "Añadir", el administrador puede crear registros nuevos.
Le aparecerá un diálogo para realizar un fichaje nuevo.
Una vez rellenados los datos, y pulsando el botón "Aceptar" el registro aparece en la tabla.
5.2. Modificar registro
5.2. Modificar registro
Desde la ventana del Registro horario de un usuario y pulsando el icono "Modificar" que está en la tabla, el administrador puede modificar o completar los registros ya existentes.
Una vez hechos los cambios, y pulsando el botón "Aceptar" el registro aparece en la tabla modificado.
5.3. Borrar registro
5.3. Borrar registro
Cuando un administrador quiera dar de baja un registro horario, tendrá que pulsar en la tabla de registros horarios sobre el icono de una papelera en la columna "Eliminar" existente a la derecha de la tabla.
El sistema le pedirá confirmación de la baja.
5.4. Filtrado por periodos
5.4. Filtrado por periodos
En la parte superior de la ventana de Registro horario aparecen unos desplegables para poder filtrar los registros por años, meses y semanas.
Además en la parte superior de la tabla puede verse la suma total de horas trabajadas del periodo seleccionado.
5.5. Descargar registros
5.5. Descargar registros
El sistema permite exportar en pdf y en csv los datos del registro horario de un usuario, pulsando en los botones existentes en la parte superior de la tabla.
Se exportarán los datos que se hallan filtrado previamente.
5.6. Calidad de los datos
5.6. Calidad de los datos
En la tabla de la página de Registro horario, en el campo "Estado" aparece un semáforo (rojo, amarillo o verde) indicando el estado del registro.
Si está rojo o amarillo, y poniendo el cursor sobre el semáforo, sale un mensaje con el motivo o motivos por los que ese semáforo no sale verde. Así, puede verse fácilmente si los datos de ese registro están completos, o no, para tener los datos perfectamente actualizados.
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